Estudo | Metodologias ágeis no contexto da administração pública: análise de estudos de caso de implementação ágil
Criar ou aperfeiçoar modelos de gestão focados na administração pública é um grande desafio. São inúmeras variáveis incomuns ao mercado em geral. Elas instigam gestores e principalmente os responsáveis por desenhar formas de trabalho contemporâneas para esse perfil de organização a como encontrar um modelo de gestão que contemple todas essas nuances.
Dentro desse contexto, já há alguns anos começou a surgir a gestão ágil (agile), amplamente difundida no ambiente tecnológico mas que vem ganhando espaço em outras áreas de negócio inclusive na administração pública. A agilidade, possui pilares firmados em conceitos que são amplamente desafiadores para o setor público. Eles estão sempre relacionados às pessoas, necessidades reais dos clientes ou usuários, satisfação, motivação, capacidade de adaptação, enfim, temáticas complexas quando se imagina qualquer instituição pública.
Porém, mesmo diante dos desafios contemplados é gratificante ler estudos que mostram a aplicação da agilidade dentro da administração pública com resultados e principalmente aprendizados. É o caso do estudo desenvolvido pelos professores e pesquisadores Marcos Roque da Rosa da e Eliane Nascimento Pereira. Um trabalho de excelencia que após ser analisado pela nossa equipe de Consultores e Agile Coachs ganhou espaço para ser publicado em nosso espaço de Insights.
De modo conceitual o estudo desenvolvido por eles apresenta algumas divergencias em relação ao que a Moving acredita e prática nos projetos de transformação ágil e digital que conduz, como por exemplo tratar a agilidade como metodologia. Porém respeitamos o ponto de vista dos autores que produziram um conhecimento replicável e que pode transformar realidades, sobretudo dentro do âmbito da administração pública.
Portanto, segue abaixo o estudo na íntegra desenvolvido pelos autores:
Metodologias ágeis no contexto da administração pública: análise de estudos de caso de implementação ágil
Autores:
(1) Marcos Roque da Rosa: Universidade Estadual da Integração Latino-americana (UNILA),Foz do Iguaçu – PR, Brasil
(2) Eliane Nascimento Pereira: Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE), Foz do Iguaçu – PR, Brasil
Fonte: Repositório ENAP (https://repositorio.enap.gov.br/handle/1/6660)
Resumo
A adoção de metodologias ágeis requer uma mudança de mentalidade, entregas rápidas e eficientes.
A utilização de práticas ágeis no setor público é um grande desafio, pois é necessário trabalhar
as particularidades, a burocracia e a cultura organizacional. A aplicação do ágil pode auxiliar na
forma como a administração pública entrega serviços públicos e na satisfação dos cidadãos. Nesse
contexto, este artigo tem o objetivo de analisar o uso de metodologias ágeis na administração
pública, a partir dos resultados das práticas identificadas em estudos de caso, com a finalidade de
obter um melhor entendimento das implementações ágeis no serviço público. Para a execução
das atividades de pesquisa, foi realizada uma busca avançada de artigos científicos, utilizando as
bases de dados de periódicos Science Direct, Scopus e Web of Science, compreendendo os últimos
sete anos de publicações. Como resultados foram identificados estudos que apresentam um
panorama internacional e estudos que abordam a metodologia ágil no cenário da administração
pública brasileira. Por meio dos casos analisados, discute-se como iniciar um projeto ágil, quais
as dificuldades e os benefícios dessas metodologias. A pesquisa aponta que o maior impacto
da utilização das metodologias ágeis na administração pública está na mudança da cultura
organizacional e conclui que a adoção do ágil no setor público requer planejamento, colaboração,
documentação e adaptação de todos os envolvidos no processo.
Palavras-chave: metodologias ágeis, administração pública, gestão de projeto, estudos de caso
1. Introdução
A administração pública está em constante transformação digital, que exige de seus
participantes mais agilidade na execução de atividades e na entrega de serviços públicos.
Com o advento das novas tecnologias de comunicação e informação, os usuários de
serviços estão percebendo os impactos positivos da facilidade e da rapidez de acesso às
informações. As pessoas estão cada vez mais conectadas e atentas a esse novo cenário
tecnológico, o que requer uma resposta mais rápida às demandas das instituições.
De acordo com o State of Agile Report, relatório de agilidade que reporta dados
de uma ampla gama de setores da comunidade global de desenvolvimento de software,
as áreas que mais praticam metodologias ágeis são: desenvolvimento de software (37%),
tecnologia da informação (26%), operações (12%), marketing (7%), recursos humanos
(6%), e vendas/operação de vendas (5%). O relatório destaca que as razões que levam
à adoção do ágil são a aceleração da entrega de software, melhoria da capacidade de
gerenciar mudanças e prioridades, e o aumento da produtividade (DIGITAL.AI, 2020).
Acredita-se que a implementação de projetos ágeis no setor público é um grande
desafio para as instituições, pois é necessário capacitar profissionais em metodologias
ágeis, trabalhar as particularidades em relação à burocracia, analisar formas de trabalho
mais flexíveis e atuar na mudança da cultura organizacional. A aplicação do ágil pode
auxiliar na forma como a administração pública entrega serviços públicos e na satisfação
dos cidadãos.
Nesse contexto, o objetivo deste trabalho é analisar o uso de metodologias ágeis
na administração pública, a partir dos resultados das práticas identificadas em estudos
de caso, com a finalidade de obter um melhor entendimento de implementações ágeis
no serviço público. Este estudo irá fornecer uma visão geral de como o tema está sendo
tratado na literatura e discutir como iniciar um projeto ágil, quais as dificuldades e os
benefícios dessas metodologias.
Este artigo está estruturado da seguinte forma: na próxima seção será apresentado
referencial teórico sobre metodologias ágeis e contratações na administração pública; a
seção 3 descreverá a metodologia utilizada na pesquisa; na seção 4 serão apresentados os
resultados, seguidos da conclusão e da lista de referências.
2. Referencial Teórico
Nesta seção são apresentados conceitos acerca das metodologias ágeis e um
levantamento da aplicação de métodos ágeis nas contratações para desenvolvimento de
software na administração pública.
2.1. Metodologias ágeis
Para discutir formas mais ágeis e objetivas, em contrapartida aos processos de
desenvolvimento de software pesados e orientados por documentação, um grupo de
profissionais independentes de desenvolvimento de software se reuniu e em conjunto
escreveram um Manifesto para Desenvolvimento de Software Ágil, que tem como foco
ajudar outros profissionais a pensar sobre desenvolvimento de software, metodologias e
organizações, de maneiras novas e mais ágeis (Highsmith, 2001).
No Manifesto Ágil, os valores relacionados ao desenvolvimento ágil de software
compreendem: a valorização dos indivíduos e interações mais que processos e
ferramentas; ter software em funcionamento mais que documentação abrangente;
priorizar a colaboração com o cliente mais que negociação de contratos; e responder a
mudanças mais que seguir um plano (Beck et al., 2001). O Manifesto Ágil está orientado
por doze princípios que, entre outros, privilegiam a satisfação do cliente por meio
da entrega rápida e contínua de software; o atendimento às mudanças nos requisitos
durante o desenvolvimento; e a comunicação face a face da equipe de desenvolvimento
(AGILEMANIFESTO.ORG, 2001).
As práticas ágeis no desenvolvimento de software estão direcionadas à agilidade
e flexibilidade, na elaboração de requisitos, no desenvolvimento evolutivo por meio
do esforço colaborativo, em equipes auto- organizadas, nas respostas às mudanças e
na melhoria contínua do processo. Alguns métodos se concentram em práticas, como
o eXtreme Programming (XP), outros na especificação e desenvolvimento de requisitos,
como o Feature-driven Development (FDD), enquanto alguns no gerenciamento do fluxo
de trabalho, como, por exemplo, o Kanban e o Scrum.
O Scrum é um framework que ajuda pessoas, equipes e organizações a gerar valor
por meio de soluções adaptativas para problemas complexos. O uso bem-sucedido do
Scrum está dependente do desenvolvimento das pessoas em cinco valores: compromisso,
foco, abertura, respeito e coragem. Um Time Scrum é uma equipe composta por um
Scrum Master (responsável por manter a estrutura do processo do Scrum ajudando na
teoria e na prática), um Product Owner (responsável por maximizar o valor do produto e
representar as necessidades das partes interessadas), e os desenvolvedores. Nessa equipe
não há subgrupos ou hierarquias, ou seja, trata-se de uma unidade coesa de profissionais
focados em um objetivo de cada vez e no produto (Schwaber; Sutherland, 2020).
Um produto é desenvolvido em ciclos iterativos chamados de Sprints, sendo que
cada Sprint apresenta um conjunto de atividades a ser executado. O Product Backlog é
uma lista ordenada de tudo o que é necessário para desenvolver e melhorar no produto.
Esta é a única fonte do trabalho a ser desenvolvido pelo Time Scrum. O Product Owner
é responsável pelo Product Backlog, incluindo seu conteúdo, disponibilidade e ordem
(Schwaber; Sutherland, 2020). A Figura 1 apresenta o processo do framework Scrum.
FIGURA 1: Framework Scrum
Fonte: Scrum.org (2020)
Sprints são considerados como o coração do Scrum, onde ideias são transformadas
em valor. Um Sprint Planning inicia o Sprint ao definir o trabalho a ser executado, e
este plano é criado de forma colaborativa pelo Time Scrum. Durante o Sprint ocorrem
as reuniões diárias, denominadas Daily Scrum, que têm o objetivo de inspecionar o
progresso em direção ao objetivo do Sprint e adaptar o Sprint Backlog conforme
necessário, ajustando para o próximo trabalho planejado. Ao final de um Sprint, temse
a Sprint Retrospective, que é uma revisão para inspecionar o resultado do Sprint,
determinar as adaptações futuras e planejar maneiras de aumentar a qualidade e a
eficácia (Schwaber; Sutherland, 2020).
2.2. Metodologias ágeis na administração pública
Para conhecer a aplicação de métodos ágeis nas contratações para desenvolvimento
de software na administração pública brasileira, o Tribunal de Contas da União (TCU)
realizou um levantamento acerca das contratações, relatado no Acórdão nº 2314/2013
TCU/Plenário. As entidades consultadas foram: Tribunal Superior do Trabalho (TST); Banco
Central do Brasil (Bacen); Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (Iphan);
Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep); Supremo
Tribunal Federal (STF). O relatório de levantamento foi proposto pela Secretaria de
Fiscalização de Tecnologia da Informação (SEFTI) com o objetivo de conhecer as bases
teóricas do processo de desenvolvimento de software com métodos ágeis e práticas desse
tipo de contratação (Tribunal de Contas da União, 2013). A seguir, é apresentado um
quadro que sintetiza as informações acerca das contratações de desenvolvimento de
software com métodos ágeis que foram identificadas (Quadro 1).
QUADRO 1: Órgãos consultados pela equipe de fiscalização TCU
| Órgão | Pregão | Tipo do objeto da contratação | Empresa contratada | Base do framework de gerência utilizado |
| TST | TST Pregão eletrônico 146/2012 | Fábrica de software | Squadra Tecnologia em Software Ltda. | Scrum |
| Bacen | Pregão eletrônico Demap 7/2012 | Fábrica de software | Politec Tecnologia da Informação S.A. | Scrum |
| Iphan | Pregão eletrônico 2/2011 | Projeto | EGL Engenharia Ltda. | Scrum |
| Iphan | TR em elaboração | Fábrica de software | Não se aplica | Scrum |
| Inep | Pregão eletrônico 1/2010 | Fábrica de software | Squadra Tecnologia em Software Ltda. | Scrum |
| Inep | Pregão eletrônico 14/2012 | Fábrica de software | Cast Informática S.A. | Scrum |
| STF | Pregão eletrônico 84/2012 | Fábrica de software | Basis Tecnologia da Informação S.A. | Scrum |
Fonte: adaptado de TCU (2013, p. 25).
Nas análises do TCU, destaca-se a crescente adoção de métodos ágeis e a
constatação de que este é um novo paradigma para o desenvolvimento de sistemas, ainda
pouco difundido nacionalmente, principalmente no âmbito das instituições públicas.
As metodologias ágeis propõem diversas simplificações com relação aos métodos
tradicionais de desenvolvimento de software, buscando um processo mais eficiente, por
meio da eliminação de desperdícios e da entrega de produtos mais céleres e frequentes. A
simplificação proposta pela metodologia ágil pode ser conflitante com as particularidades
relacionadas às contratações públicas, pois é necessário planejamento e atenção aos
princípios da impessoalidade e da vinculação ao instrumento convocatório; contudo,
após as análises de experiências das entidades fiscalizadas, verificou-se que é possível
alinhar a utilização dessa nova abordagem aos preceitos legais que regem a esfera pública
(Tribunal de Contas da União, 2013).
Riscos inerentes à adoção dessa nova abordagem no setor público foram
identificados, entre eles a possibilidade de se preterir um planejamento adequado e de
se adotar forma de pagamento não baseada em resultados. Nesse sentido, observa-se
que a remuneração da contratada por iterações é comum na esfera privada, porém é
tratada com excepcionalidade na esfera pública, pois, na súmula TCU 269, destaca-se que
a remuneração deve estar vinculada a resultados ou ao atendimento de níveis de serviço,
podendo-se efetuar pagamento por hora trabalhada ou por posto de serviço somente
quando as características do objeto não permitirem a forma prescrita, hipótese em que
a excepcionalidade deve estar previamente justificada nos processos administrativos
(Tribunal de Contas da União, 2013).
Para incentivar o desenvolvimento ágil na administração pública, o governo
brasileiro criou um guia de projetos de software com práticas de métodos ágeis para o
Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (Sisp), desenvolvido
pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. A construção do guia fez parte de
um conjunto de ações para viabilizar e difundir o uso dessa metodologia nas instituições
públicas. O guia descreve um modelo de referência para construção de projetos de software
com práticas ágeis e terceirização do desenvolvimento, descreve atividades, apresenta
conceitos e exemplos. O guia se apoia nas tarefas de construção de um modelo baseado
em práticas de métodos ágeis, na execução de serviços de desenvolvimento, na gestão
de projetos, e na orientação ou adequação de práticas que auxiliam no gerenciamento e
fiscalização de projetos e contratos de desenvolvimento de software (Brasil, 2015).
Em relação aos riscos na contratação do desenvolvimento ágil na administração
pública, Pontes e Neto (2015) realizaram uma pesquisa com profissionais da área de TI e
também a análise do Acórdão nº 2314/2013 TCU/Plenário. A pesquisa encontrou cinco
principais riscos relativos a produtos e pessoas, que são: falta de planejamento adequado
do software a ser construído; falta do conhecimento necessário do indicado pela área de
negócios; falta de comprometimento do responsável pela área de negócios; dificuldade
de comunicação entre a equipe de desenvolvimento da contratada com o responsável
pela área de negócios; e a forma de pagamento não baseada em resultados.
Para mitigar riscos no desenvolvimento ágil de software, os órgãos da administração
pública federal devem trabalhar a gestão adequada das pessoas, que envolve as seguintes
ações: atuar na capacitação tanto na área técnica como na área de negócios; utilizar
coaching para orientar os gestores de TI e de negócio; fomentar a criação de equipes
multifuncionais para constante troca de informações entre os profissionais; definir um
bom plano de comunicação; e realizar a gestão do conhecimento para identificar, agregar
e valorizar o capital intelectual (Pontes; Neto, 2015).
3. Metodologia
Para a execução das atividades de pesquisa, foi realizada uma busca avançada de
artigos científicos relacionados ao tema. O período da busca compreendeu os últimos sete
anos de publicações, utilizando bases de dados de indexação de periódicos na área da
ciência da computação: Science Direct, Scopus e Web of Science. Na busca dos artigos, as
strings foram compostas utilizando termos em inglês, possibilitando uma maior abrangência
em metadados de título, abstract e palavras-chave: agile, scrum, public administration. A
partir da definição das palavras-chave, procurou-se utilizar de composições – OR (ou), AND
(e) – para montar a string de busca. Os artigos selecionados ao final do processo foram
destacados por compreenderem estudos de casos de implementação de metodologias
ágeis em instituições públicas.
Para desenvolver a análise sistemática, foram utilizados os procedimentos
metodológicos, tendo como base a revisão sistemática de literatura e a meta-análise,
utilizando-se de práticas baseadas em evidências. As revisões sistemáticas fornecem aos
profissionais e formuladores de políticas uma base confiável para formular decisões e
agir. A condução desse processo tem os seguintes estágios: planejamento; realização da
revisão; e reporte e divulgação (Tranfield; Denyer; Smart, 2003).
Em todo o processo da revisão sistemática foi utilizado o software StArt, uma
ferramenta gratuita desenvolvida no Laboratório de Pesquisa em Engenharia de Software
da Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), que possibilitou a organização dos
artigos e agilidade nas atividades da pesquisa. Para a leitura, organização das referências
e anotações, utilizou-se o software Mendeley, desenvolvido pela Elsevier, que é um
software para gerenciamento e compartilhamento de referências científicas, o qual possui
uma plataforma web e desktop.
A seguir, serão apresentados os resultados das análises da utilização da metodologia
ágil nos artigos selecionados.
4. Resultados
Nesta seção serão apresentados os resultados das análises dos artigos científicos
que abordam estudos de caso da implementação da metodologia ágil na administração
pública. Após a análise dos artigos, foram identificadas várias iniciativas em diferentes
países, doze artigos, categorizados em dois grupos: 1) estudos que apresentam um
panorama internacional da utilização da metodologia ágil na administração pública
(Quadro 2); e 2) estudos que abordam a metodologia ágil no cenário da administração
pública brasileira (Quadro 3).
QUADRO 2: Estudos que apresentam um panorama internacional
| Estudo | Objeto | País | Resultados |
| Agile in public administration: oxymoron or reality? An experience report (Torrecilla-Salinas et al., 2013) | Apresentar resultados da aplicação de um framework Agile, baseado no Scrum, em projetos da administração pública espanhola. | Espanha | A abordagem ágil se mostrou adequada, pois forneceu ferramentas para planejamento; acompanhamento; correções baseadas em resultados; processos contínuos e participativos. |
| Concept for a new approach to project management in the activities of public servants (Altukhova; Vasileva; Slavin, 2016) | Identificar peculiaridades da gestão de projetos e avaliar a adaptação de métodos flexíveis em projetos da administração pública russa. | Rússia | Foram identificadas necessidades de melhoria na automação dos processos de negócios; na gestão de conhecimento; na liderança; na autoorganização e na autogestão. |
| Agile innovation management in government: a research agenda (Mergel, 2016) | Análise de estudo de caso do processo de gestão ágil da inovação no governo federal dos Estados Unidos. | Estados Unidos | Destaca que o termo ágil é usado como termo guarda-chuva para o desenvolvimento iterativo, incluindo Scrum, Lean ou eXtreme Programming (XP); e se faz necessária liderança dos entes públicos para iniciar processos de mudança, capacitação e melhorias nos processos. |
| Agile local governments: experimentation before implementation (Soe; Drechsler, 2018) | Estudo da abordagem ágil na aquisição de soluções de TIC para passageiros transfronteiriços das capitais europeias Helsinque e Tallinn. | Finlândia e Estônia | A abordagem ágil permite melhorar o desenho dos serviços de mobilidade, aumentar a percepção do valor público, confiança nas instituições e permitir que sejam adaptáveis e ágeis. |
| Acceptance of an agile methodology in the public sector (Ribeiro; Domingues, 2018) | Analisar o nível de aceitação da metodologia ágil em uma empresa pública portuguesa. | Portugal | Foram identificadas resistências e discordâncias em relação à metodologia ágil; a necessidade de um processo uniforme na empresa; e a disposição de utilizar a metodologia no futuro. |
| Triggers analysis of an agile transformation: the case of a central bank (Berkani; Causse; Thomas, 2019) | Estudo de caso da transformação ágil no departamento de TI do banco central francês. | França | A introdução de métodos ágeis foi realizada de forma gradual em um subconjunto, seguida por uma abordagem maior em toda a empresa. |
| Agile project management in governmental organizations – methodological issues (Bogdanova et al., 2020) | Estudo de caso da implementação da metodologia ágil no setor público com representantes do Instituto Búlgaro de Normalização e com funcionários das administrações municipais | Bulgária | O sucesso requer o envolvimento das partes interessadas e dos usuários dos serviços públicos; mudança de cultura organizacional; capacidade de adaptação rápida; aprendizagem contínua, proatividade, colaboração e trabalho em equipe. |
| Agile six sigma in healthcare: case study at Santobono Pediatric Hospital (Improta et al., 2020) | Estudo de caso do uso da metodologia ágil combinada com Six Sigma para o desenvolvimento de um projeto no Hospital Pediátrico de Santobono | Itália | Adicionar agilidade ao Six Sigma ajudou a alcançar uma implantação mais rápida de um modelo, o agendamento das visitas e o tempo de cada tarefa foram ditados pela metodologia ágil, enquanto a estrutura do processo de melhoria foi seguida com base na metodologia Six Sigma. |
Fonte: elaborado pelos autores
Os casos de estudo analisados de práticas ágeis na administração pública brasileira,
destacados nos artigos científicos resultantes da pesquisa, demonstram que a academia
está em constante relação com a indústria de desenvolvimento de software; que há
utilização dos frameworks Scrum e Kanban; e que há necessidade de se trabalhar a cultura
organizacional, conforme apontado no Quadro 3.
QUADRO 3: Estudos que abordam o cenário da administração pública brasileira
| Estudo | Objeto | Instituição | Resultados |
| Brazilian Public Software Portal: an integrated platform for collaborative development (Meirelles et al., 2017) | Apresentar uma visão geral do projeto para o Portal Brasileiro de Software Público da administração pública federal. | Governo Federal | Lições aprendidas: a participação de profissionais experientes é fundamental para o sucesso; devem-se equilibrar conhecimentos acadêmicos e industriais; trabalhar diferentes culturas organizacionais; gerenciar metas; gerenciar mudanças políticas; e trabalhar a sustentabilidade desde o início do projeto. |
| Quality of software requirements specification in agile projects: a crosscase analysis of six companies (Medeiros et al., 2018) | Análise do desenvolvimento ágil de software de seis estudos de caso industriais no setor público e privado. | Instituições públicas e privadas | Aponta que a especificação de requisitos deve ser muito bem alinhada com a equipe de desenvolvimento; e que os requisitos são afetados pela falta de experiência da equipe, baixa disponibilidade do cliente e fatores organizacionais. |
| Health Care Transformation: an Academic Application System Case Study (Da Silva et al., 2018) | Descreve a implementação de um projeto de sistema para tomada de decisão em saúde e gestão de crise, desenvolvido pelos estudantes do ITA. | Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA) | A experiência de desenvolvimento acadêmico é gratificante, interdisciplinar e motivacional, podendo ser aplicada em diversos cursos de graduação e pós-graduação. |
| Challenges in adopting agile project management methodologies in Brazilian Public Sector: a case study of Paraná State Revenue Service (Oliveira et al., 2020) | Verificar a aplicabilidade das metodologias ágeis no setor público brasileiro e identificar seus desafios utilizando um estudo de caso da Receita Estadual do Paraná. | Receita Estadual do Paraná | As técnicas ágeis adotadas contribuem positivamente para o desempenho de projetos no setor público; Scrum e Kanban auxiliam no sucesso; há a necessidade de melhorias na cultura, resistência à mudança e envolvimento das pessoas; e o apoio da alta administração tende a variar com a alternância dos gestores. |
Fonte: elaborado pelos autores
Ao explorar as pesquisas, verifica-se que os estudos abordam como iniciar um
projeto, quais são as dificuldades encontradas e quais são os benefícios da utilização de
uma metodologia ágil. A seguir, serão discutidas essas descobertas, que ajudam a entender
o cenário da implementação da metodologia ágil na administração pública.
4.1. Como iniciar um projeto ágil na administração pública
Uma boa maneira de iniciar um projeto de desenvolvimento ágil na administração
pública é a proposição de um projeto piloto. Nos projetos relatados por Torrecilla-Salinas
et al. (2013), desenvolvidos pelo Ministério da Cultura e Esportes do governo regional da
Andaluzia na Espanha, foi utilizado um framework baseado no Scrum, com a combinação
das seguintes técnicas: princípios do framework Scrum; técnicas de estimativa e
planejamento ágeis (user stories, story points e value points); técnicas de gerenciamento
de valor agregado; e um conjunto de métricas de produtividade. A proposição de projetos
pilotos é discutida no estudo de Soe e Drechsler (2018), que apresentam a utilização de
cinco projetos pilotos que permitiram realizar testes ágeis, com feedback ágil e adaptável
ao projeto, para entender novas tecnologias e experimentar implementações que
posteriormente seriam agregadas na solução de longo prazo.
A combinação da utilização do guia PMBOK em conjunto com a metodologia
ágil nos projetos da administração pública é destacada por Altukhova, Vasileva e Slavin
(2016). A utilização dessas técnicas em conjunto pode tornar o trabalho mais flexível, pois
alguns princípios ágeis podem ser agregados no desenvolvimento, como, por exemplo:
estar atento à comunicação da equipe para reduzir o número de documentos oficiais
escritos; discutir continuamente os problemas emergentes no projeto que está em
desenvolvimento; e manter a equipe preparada para mudanças, independentemente do
plano inicialmente pretendido.
Trabalhar o apoio da alta liderança para iniciar e desenvolver projetos ágeis
na administração pública é fundamental. Segundo Mergel (2016), em ambientes
governamentais avessos ao risco, nenhuma ação é tomada sem confirmação explícita de
cima para baixo. Sendo assim, uma liderança ágil colabora para a mudança de atitudes,
valores e hábitos burocráticos.
De acordo com Meirelles et al. (2017), para introduzir práticas colaborativas no
processo de desenvolvimento governamental, devem-se realizar algumas adaptações
para conciliar metodologias ágeis em estruturas hierárquicas funcionais que utilizam o
paradigma tradicional. Algumas técnicas podem ser empregadas, como: a criação de
um canal para reduzir as dúvidas dos desenvolvedores de software e dos operadores e
administradores do sistema; a utilização de ferramentas de comunicação; a estruturação
de um ambiente de trabalho amigável; e a proposição de formas de interação para os
agentes governamentais em todo o processo. Conforme Oliveira et al. (2020), embora
um projeto não aplique integralmente frameworks Scrum e Kanban, no estudo de caso
da Receita Estadual do Paraná, foram utilizadas as seguintes técnicas: a determinação
de Donos de Produto (Product Owner – PO); as Reuniões Diárias (daily meetings); a
organização do trabalho por Sprints; apresentações das entregas dos Sprints (evento de
Revisão do Sprint); e o uso de Backlog de Produto e de Sprint.
O monitoramento de projetos que utilizam metodologias ágeis em outras instituições
pode fornecer benchmarking e orientação no processo de decisão para iniciar um projeto
na administração pública. Segundo Berkani, Causse e Thomas (2019), no estudo de caso
do banco central francês, o departamento de projetos de TI passou a monitorar as boas
práticas de outras organizações, com o objetivo de melhor suportar a implementação ágil.
Para possibilitar que a equipe de um projeto ágil possa desempenhar suas atribuições,
tomar decisões e autogerenciar atividades, as organizações públicas devem trabalhar na
reconfiguração de processos, para dar autonomia à equipe, pelo menos dentro de certos
limites. Barreiras relacionadas às regulamentações do setor público e a rotina, na maioria
das organizações públicas, são altamente resistentes a mudanças. A transformação é um
processo difícil, porque as pessoas pensam que estão perdendo algo, independentemente
do fato de a perda ser real ou imaginária. Durante o estágio de uma possível mudança,
deve-se trabalhar a aceitação entre o antigo e o novo, para que todos estejam cientes desse
processo e comecem a avaliar seus benefícios (Bogdanova et al., 2020).
4.2. Dificuldades na implementação de projetos ágeis
A falta de habilidades em metodologias ágeis pode ser considerada uma das
dificuldades na implementação de projetos ágeis na administração pública. O projeto Portal
Brasileiro de Software Público, formado por uma equipe heterogênea de professores,
alunos de graduação e pós-graduação, e profissionais, exigiu uma vasta experiência e
formação complementar, que normalmente os alunos de graduação não possuem. Para
sanar esse problema foram requisitados desenvolvedores seniores para auxiliar nas
questões mais difíceis e para transferir conhecimento aos integrantes. O projeto não
poderia financiar o tempo integral e as diárias desses profissionais mais habilidosos.
Sendo assim, estes trabalharam meio período e realizaram grande parte da comunicação
no projeto de forma online (Meirelles et al., 2017).
A aplicação de um framework integralmente com todas suas práticas e técnicas
pode ser um fator de resistência na administração pública. Ribeiro e Domingues (2018)
descrevem um projeto em uma empresa pública portuguesa em que se optou por utilizar
uma versão do Scrum customizado. A razão pela qual o Scrum não foi aplicado como um
todo é a resistência à mudança, que foi considerada como um dos principais problemas na
implementação de metodologias ágeis no setor público.
A ausência de iniciativa das equipes, necessária para tomar suas próprias decisões,
é um grande desafio a ser superado em projetos ágeis na administração pública. Segundo
Bogdanova et al. (2020), as equipes aguardam a aprovação dos gerentes porque os
reconhecem como as partes interessadas mais importantes. No entanto, estas devem ser
os clientes/usuários dos serviços públicos. As práticas ágeis estão revertendo o processo
de natureza hierárquica, sendo que os gerentes devem fornecer condições para as equipes,
e não dizer a elas o que fazer. Isso é difícil de entender e às vezes leva tempo.
Várias são as dificuldades e desafios no uso das metodologias ágeis na administração
pública. No estudo de caso relatado por Oliveira et al. (2020), a cultura organizacional, a
resistência a mudanças e o baixo envolvimento das partes interessadas são considerados
obstáculos significativos para a adoção do ágil no setor estatal. O tamanho elevado de
um projeto de TI, problemas com atrasos e dificuldades nos contratos ou na contratação
podem ser caracterizados como problemas superáveis com muito esforço. Os autores
sugerem que, para projetos grandes e complexos, pode não ser recomendável a escolha
de métodos ágeis, fazendo-se uso de uma abordagem mais estruturada.
Os desafios ao adotar metodologias ágeis reportadas nos estudos de caso revisados
neste artigo estão em consonância com os dados apontados no relatório global State of
Agile Report, que destaca que os três principais obstáculos e barreiras para o sucesso das
organizações na adoção de práticas ágeis estão relacionados com a cultura interna. São
eles: a resistência da organização às mudanças; a não participação suficiente da liderança;
e processos e práticas inconsistentes de trabalho da equipe (DIGITAL.AI, 2020).
4.3 Benefícios da utilização de uma metodologia ágil
As estratégias de comunicação e gestão da metodologia ágil permitem uma boa
colaboração de todos os membros para o alcance do sucesso do projeto. No caso do Portal
Brasileiro de Software Público, os benefícios da comunicação e gestão são descritos na
implementação de um conjunto de ferramentas. Para a comunicação entre membros
em diferentes locais, foram utilizadas: videoconferência com ferramentas de terminal
compartilhadas, Internet Relay Chat (IRC) e listas de e-mail. Na gestão do projeto, foi
utilizada uma página Wiki no próprio portal, que serviu para validá-lo, manter todo o
gerenciamento o mais próximo possível do código-fonte e rastrear todos os recursos
desenvolvidos durante o projeto (Meirelles et al., 2017).
Nos resultados apontados no estudo de caso de Soe e Drechsler (2018), que
apresentou a implementação de soluções digitais de transporte urbano entre as cidades de
Tallinn e Helsinki, os benefícios de projetos ágeis estão concentrados na ação combinada
da governança ágil e adaptativa com o aumento do valor público, ou seja, respostas rápidas
e efetivas às demandas públicas coletivas. Os três domínios de valor público citados no
estudo de caso são: a melhoria da qualidade dos serviços de mobilidade; a confiança nas
instituições; e a conquista de resultados sociais.
Oliveira et al. (2020), no estudo de caso da Receita Estadual do Paraná, que
utilizou técnicas ágeis de gestão de projetos baseadas no Scrum e Kanban, descrevem
que a utilização das seguintes técnicas exerceu um impacto positivo relevante ao projeto:
o quadro Kanban das atividades por Squad; a definição de um Dono do Produto; as
Reuniões Diárias de status; o levantamento de requisitos de histórias de usuário; e o uso
da ferramenta de gestão do Backlog. A pesquisa conclui que as técnicas ágeis contribuíram
positivamente para o desempenho de projetos no setor público e que as abordagens ágeis
ajudaram a incrementar as chances de sucesso no projeto.
Em concordância com os resultados apontados nesse artigo, o relatório global State
of Agile Report, destaca os cinco principais benefícios da adoção do ágil nas organizações,
relacionados com a rapidez e a adaptabilidade: capacidade de gerenciar prioridades em
mudanças; visibilidade do projeto; alinhamento de negócio e TI; rápida entrega; melhoria
do ânimo e disposição da equipe de trabalho (Digital.AI, 2020).
5. Conclusões
Este estudo teve o propósito de entender como são implementados projetos ágeis
na administração pública por meio da análise de estudos de casos provenientes de artigos
científicos publicados nos últimos sete anos. A pesquisa analisou estudos que apresentaram
um panorama internacional e estudos que abordaram o cenário da administração pública
brasileira. Foram discutidas formas de iniciar um projeto ágil, dificuldades e benefícios da
utilização dessas metodologias.
Pode-se perceber, de acordo com os estudos relatados na pesquisa, que as técnicas
para iniciar projetos ágeis na administração pública envolvem o desenvolvimento de um
projeto piloto; a adoção gradativa de técnicas ágeis alternativas ao desenvolvimento
tradicional; o monitoramento de outras instituições que utilizam práticas ágeis; e a
reconfiguração de processos internos para dar autonomia à equipe. Os desafios e
dificuldades identificados abarcam a falta de habilidades dos integrantes do projeto em
metodologias ágeis; tentativas de aplicação de um framework ágil integralmente; ausência
de iniciativa das equipes para decidir; resistência a mudanças; e o baixo envolvimento das
partes interessadas. Os benefícios da utilização das metodologias abrangem melhorias na
comunicação e na colaboração entre os integrantes da equipe; aumento do valor público;
respostas rápidas e efetivas às demandas públicas coletivas; aumento do desempenho e
chances de sucesso dos projetos.
A pesquisa aponta que o maior impacto da utilização das metodologias ágeis na
administração pública está na mudança da cultura organizacional e na forma de trabalhar.
Cabe ressaltar que, em concordância com as análises do TCU, pontos importantes devem
ser pensados e trabalhados na adoção de práticas ágeis, a saber; a flexibilidade e a
simplificação de contratos, que podem ser conflitantes no setor público. Outro ponto de
destaque é que, nos estudos selecionados no cenário da administração pública brasileira,
os projetos estão em sintonia com a academia, ou seja, as universidades estão engajadas
na formação e na vivência dos profissionais em projetos de instituições públicas. Conclui-se
que a adoção do ágil no setor público requer planejamento, colaboração, documentação e
adaptação de todos os envolvidos no processo.
O presente estudo contribui para os profissionais de gestão de projetos
compreenderem os desafios e formas de trabalhá-los na utilização de metodologias
ágeis no setor público. No entanto, a pesquisa apresenta limitações relacionadas à
pesquisa qualitativa, que analisou resultados de estudos de caso reportados em artigos
científicos. Como trabalho futuro, sugere-se uma pesquisa de campo em uma instituição
pública, com a finalidade de coletar dados, analisar e interpretar resultados diretamente
no ambiente, para entender a motivação da equipe, adaptações e dificuldades na
utilização de práticas ágeis.
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