Artigo | Tips para migrar operações físicas em digitais (operações remotas)

As organizações que possuem operações digitais são agora ainda mais valorizadas. É fato que manter equipes de maneira remota não é nenhuma nova criação. A Moving já esteve em projetos em que Team Members estavam distribuídos pelo mundo, cada um com suas habilidades e culturas. 

Para manter uma operação remota com esse nível de globalização e maturidade é natural que surja a necessidade de utilizar ferramentas específicas. Dessa forma, o time da Moving busca nesse artigo apresentar um modelo de operação remota muito simples, para organizações que nesse momento vivem a incerteza e os riscos causados pelo COVID-19. 

A equipe da Moving em Lima, Peru, na noite do dia 15 de março de 2020, recebeu a notícia que todo o país entraria em reclusão social. Isso em prevenção a disseminação desse vírus que tanto tem impactando pessoas e organizações. Em consequência a essa decisão muitas organizações tiveram apenas algumas horas para converter toda a sua operação física em digital.

Algumas delas sofreram mais que outras e é nítido que aquelas que já possuíam maior grau de envolvimento tecnológico e produtos voltados ao ambiente digital sofreram menos. Essas começam a usufruir dos benefícios de já terem iniciado suas jornadas digital antes deste momento de grandes mudanças.

De toda forma se você faz parte de alguma organização que está com dificuldade em armar uma operação digital, o time da MTB, gostaria de deixar por meio deste artigo algumas sugestões simples para auxiliar para que suas operações sigam avançando nesse contexto.

A primeira sugestão é fazer com que a equipe de trabalho faça uso do home office. Para isso é necessário prover ou checar se o membro da equipe tem os equipamentos necessários para trabalhar em seu escritório doméstico. Em geral, esses equipamentos são um computador, internet, telefone e um espaço de trabalho. A partir disso, caso para desenvolvimento do trabalho a pessoa necessite ter acesso a alguma rede privada da organização, será necessário prover licenças para acesso remoto, como o VPN, por exemplo.

Supridos os temas básicos de equipamentos e acessos, surgem os temas de comunicação e interação. Existem inúmeras ferramentas que possibilitam conferências virtuais que permitem simular uma sala de reuniões, compartilhando telas e outros diversos outros recursos. A MTB recomenda o uso do Microsoft Teams, esta é uma ferramenta segura e bem dinâmica para realização de trabalhos remotos. Nele em específico os principais recursos são o chat, conferências e o planner, que é a ferramenta para acompanhar as tarefas executadas diariamente. Porém, essa ferramenta tem um custo por seu uso.

Se a busca for por ferramentas gratuitas, além das pastas compartilhadas nas nuvens, em que o próprio Google pode ser uma referência, pode-se adicionar o uso do Zoom, como ferramenta de comunicação para vídeos e áudio conferências, apoiados pelo próprio Whatsapp. Além disso, para o gerenciamento e execução de tarefas diárias recomenda-se o uso do Trello.

Essas são as estruturas básicas que podem auxiliar operações simples a se converterem em remotas. Quanto mais específica for a operação, mais específicas serão as necessidades de ferramentas para suportar a operação digital. 

Porém, mais importante que as ferramentas é que as organizações compreendam a necessidade de apoio emocional a essas pessoas. Afinal, elas passarão a maior parte do seu tempo sem interação física com seus companheiros e muitas vezes reclusas em seus próprios lares. Para que as operações digitais sejam saudáveis, as pessoas também precisam ser saudáveis.

Dessa forma, com o cuidado adequado com a estrutura, provendo as ferramentas necessárias e o cuidado devido com as emoções, muitas organizações podem descobrir que não necessitam de uma estrutura física robusta para seguir capturando valor.

Esse contexto reforça a importância de que organizações vivam o processo de transformação digital. O time da MTB considera que modelos de negócios baseados no ambiente digital, tem maior capacidade de seguir adiante em ambiente de incerteza. Além disso, são mais preparados para responder às demandas impostas com maior e agilidade. Exatamente no dia de hoje existem inúmeras organizações que precisam reverter suas operações físicas para o digital, isso para conseguirem manter suas atividades. O convite feito pelo time da MTB é que possamos compreender, mesmo diante da instabilidade, viver uma transformação digital pode trazer maior estabilidade para o futuro das organizações e pessoas.

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